Muchas bibliotecas académicas están retomando (o acaban de retomar) sus actividades y recibiendo nuevos usuarios y el correo electrónico de bienvenida puede ser el inicio de una relación exitosa entre los usuarios y la Biblioteca, por lo que debe de cuidarse al máximo.

Tanto en la mercadotecnia en general, como en la aplicada a las Bibliotecas, se habla muy poco de la importancia que tiene este primer correo electrónico de bienvenida, el cual se puede aprovechar para:

¡Es por ello que queremos darte una pequeña guía de lo que debes saber sobre el Correo Electrónico de Bienvenida!

1. Ortografía, redacción y diseño

Ten en cuenta que somos una Biblioteca y llevamos implícita tanto la buena ortografía como la redacción; además, debes cuidar el balance con el diseño, es decir, no satures de texto o de imágenes tu mensaje. Tómate el tiempo necesario para planearlo, redactarlo, diseñarlo y revisarlo.

2. Envía este correo justo al momento de la inscripción

Un correo electrónico de bienvenida debe enviarse de forma automática justo después de que el usuario se inscriba a tu Biblioteca, si el proceso en tu institución es que se inscriben a todos los usuarios en lote y no individualmente, entonces todos los correos se deben enviar al mismo tiempo mediante un sistema automatizado.

Recuerda, no tiene sentido darle la bienvenida a tus usuarios horas, días o semanas después. Cuanto más tiempo pase, más probabilidades hay de que el usuario se haya olvidado de que la Biblioteca existe.

¡Las Bibliotecas debemos de hacer Mercadotecnia!

3. Sé breve

Hoy los usuarios son cada vez más breves en la lectura y más visuales (pero tampoco exageres) 😜

Por ello, considera lo siguiente:

• Comienza con un asunto directo, claro y atractivo;
• ¡Personalízalo! Es muy importante que cada correo se envíe personalizado, recuerda que todas las plataformas de campañas de correo electrónico te permiten hacerlo;
• Promociona no más de 3 servicios, los demás se darán a conocer conforme los usuarios visiten más y más la Biblioteca;
• Inserta enlaces y banners atractivos que incentiven darle clic; he aquí algunas ideas:
  • Conoce las novedades del mes;
  • Visita la sala de estudio en nuestra galería;
  • Te presentamos al staff de la Biblioteca ¡Ellos pueden ayudarte!
• Despídete mostrando ilusión de atenderles en este nuevo ciclo.

4. Añade todas las formas en que pueden contactarte

Dales a conocer tantos las formas de contacto presenciales (como visitando directamente el mostrador), como las de distancia (telefónica, correo electrónico y Chat Web), así como WhatsApp y las redes sociales.

En fin, hoy tenemos la multicanalidad y siempre debemos promocionar los medios en donde nos pueden encontrar para ser atendidos.

Ejemplo de Correo Electrónico de bienvenida:

Todas las organizaciones, incluidas las bibliotecas, nos enfrentamos a las dificultades de contar con presupuestos estrechos, poco personal y tiempos muy limitados. Todo esto impacta directamente en las estrategias de marketing digital que deseamos ejecutar para hacernos más visibles dentro y fuera de nuestra comunidad, con la intención de atraer más usuarios, ya sea de forma presencial o digital.

Hay dos poderosas razones por la que debemos estar en redes sociales:

• Podemos alcanzar una mayor cantidad de público, no sólo en nuestra zona geográfica, sino en todo el mundo, lo que hará que nuestra biblioteca no sea solo local, sino global;
• Las personas ya dan por hecho que estarás presente, localizable y activo en las redes sociales, muchas veces ya ni siquiera buscan nuestro sitio web, sino que se dirigen directamente a nuestros perfiles en redes.

Para que logres tus objetivos de comunicación en redes sociales, en LIBTECS te proponemos administrar tus redes sociales en tan sólo 30 minutos al día con estos consejos:

1. Elije un solo canal de comunicación. Muchos cometemos el error de abrir al mismo tiempo Facebook, Instagram o cualquier otra red de moda, pero como lo mencionamos, una red social sin contenido es como una tienda vacía y desatendida. Entonces, de momento elige solamente una red social. Seguramente nos preguntarás ¿Cómo saber cuál red social elegir? Nuestra sugerencia es: pregúntales a tus usuarios. Realiza una pequeña encuesta durante una semana para conocer la red social que más utilizan los usuarios de tu biblioteca y déjate guiar por el resultado;
2. En una primera etapa comienza creando solamente historias, ya que toman mucho menos tiempo, debido a que las redes te obligan a que sean cortes de máximo un minuto (Instagram) y, comienza contando el día a día de lo que sucede en tu biblioteca.
3. Para una segunda etapa, divide los 30 minutos en las siguientes acciones:
   • 10 minutos para crear una pieza gráfica, para lo cual ya hay muchas herramientas que te permiten agilizar la creación de piezas gráficas;
   • 5 minutos para escribir el texto que irá en el copy de tu publicación;
   • 5 minutos para postear y compartir el los grupos de interés a los que esté inscrita tu biblioteca;
   • 5 minutos para contestar a los mensajes directos y comentarios; y
   • 5 minutos para conectar con otras bibliotecas, librerías y editoriales o repostear contenido de terceros que pueda ser interesante para tu comunidad.

Recuerda que estos consejos son para que actives tus canales de comunicación vía redes sociales, conforme vayas convenciéndote de la efectividad de estos medios te invitamos a profesionalizar el área contratando un experto en comunicación digital.